Outils de gestion des télécoms

Au début était le tableur

Rien n’empêche de suivre ses moyens télécoms avec une feuille de tableur.
Cela atteint cependant ses limites lorsque le nombre d’éléments devient conséquent, quand il faut :

  • Stocker et analyser les factures électroniques détaillées (représentant des centaines de pages si elles étaient encore imprimées…)
  • Suivre l’inventaire sur des centaines de sites et le catalogue des prix auquel les factures font référence
  • Détecter dans tout cela les anomalies, y compris dans les consommations

Puis vint la base de données

Bien que nous nous considérons experts dans l’utilisation d’Excel, ce n’est pas un outil pour gérer une base de données avec plusieurs tables et des dizaines de milliers de lignes, même si beaucoup d’entreprises ne mettent qu’une suite bureautique à disposition de leur knowledge workers hors cœur de métier, sans plan de sauvegarde pour leurs données volumineuses.

Setec IS s’est dotée de plateformes (4 serveurs exclusivement dédiés à ces missions). Leurs configurations (nous maximisons la RAM – aujourd’hui 16Go – pour accélérer les requêtes), structures de bases de données, puissance de calcul et méthodes de gestion (y compris le backup) ont été dimensionnées pour gérer plusieurs dizaines de millions de lignes de facturation.

Halte à la surenchère de l’information

Même si des bases de données structurées sont un pré-requis à une bonne gestion, attention à l’indigestion d’informations. Ce n’est pas qu’elles manquent. Les opérateurs inondent leurs clients avec des factures électroniques détaillées. Ce n’est pas en ajoutant simplement un outil informatique de plus qu’on va améliorer par magie la situation. Et répétons-le : un traitement de texte ne vous transforme pas en écrivain.

C’est la raison pour laquelle Setec IS prend le contre-pied des offres du marché qui mettent en avant leurs outils Online ou Offline. Ils tendent à faire croire que la profusion de tableaux de bord et de camemberts permettra de répondre aux questions essentielles :

  • Cette facture est-elle correcte et doit-elle être payée ?
  • Sur la base des dépenses actuelles, quelles seront-elles dans le futur ?
  • Détecte-t-on des opportunités de réduire des coûts, soit en agissant sur la consommation, soit sur les prix ?

Rien ne remplace l’expérience

Répondre à ces interrogations demande un jugement humain. Un spécialiste qui, par la répétition (Aristote ne disait-il pas que l’excellence nait de l’habitude), sait où chercher des aiguilles dans des bottes de foin ; la forme des aiguilles change régulièrement mais, à une époque donnée, elles se ressemblent généralement entre organisations.

C’est un travail qu’autrefois on aurait qualifié de bénédictin. Il peut tout à fait être réalisé par du personnel de l’entreprise mais, si le titulaire de la mission change fréquemment, cela conduit à des réapprentissages douloureux et des coûts pour l’organisation.

Gérer l’ensemble du cycle de vie des moyens télécoms

Autre aspect important à nos yeux, il ne faut pas dissocier la gestion courante des événements exceptionnels (mais récurrents) que sont les négociations contractuelles. Les intérêts majeurs d’une approche globale sont :

  • la parfaite connaissance du parc pour trouver la solution qui correspond la mieux à la situation réelle de votre entreprise et non une image vague de ses besoins
  • la prise en compte de l’exploitation dans la définition du cadre contractuel ; en remontant à la source contractuelle, on peut instituer des relations et des pratiques opérationnelles qui favoriseront l’efficacité pour l’entreprise et pour ses fournisseurs dans la gestion au quotidien.

Evidemment cela suppose de maîtriser cette autre phase de sourcing du cycle de vie des moyens télécoms d’entreprise et c’est un autre chapitre.

Viser une saine gouvernance des télécoms

Quitte à rappeler une évidence, l’essence du management est donc de s’appuyer sur des hommes expérimentés, des méthodes rodées à l’épreuve du temps, et enfin les outils qui leur sont nécessaires.

Donc si vous souffrez dans la gestion de vos moyens télécoms, que vous n’avez pas la compétence ou vous ne pouvez la faire vivre durablement en interne, envisagez de vous faire aider par des acteurs comme Setec IS dont c’est le métier.

C’est pourquoi, pour finir, nous essayerons de répondre à quelques questions et craintes avant de vous lancer sur cette voie.